档案保存制度
- 中诚信亚太妥善保管受评机构的信用评级结果、档、会议记录及资料于中诚信亚太办公室内。
- 受评主体的评级档和资料包括:
- 受託开展评级业务的委託书及专案立项资料；
- 出具评级报告所依据的原始资料；
- 工作底稿及评级过程中，与担保机构及其他仲介机构之间形成的与评级有关的电话通话记录、会议记录、备忘录、邮件、传真和分析师对某一专案或分析的调查记录等资料；
- 信用评级委员会初步信用评级结果；
- 信用评级报告、信用评级委员会表决意见及会议记录；
- 评级结果公示资料；
- 跟踪评级资料及报告；
- 合规文件
- 评级业务档案保管形式：
- 档案管理人员需对每个评级专案单独建档，並制作档案目录及妥善保管于指定有锁的地方；
- 档案的编号原则上以出具正式报告的时间为序进行编号，档案编号应与登记通知书编号保持一致；
- 档案编号应在档案夹或档案盒的嵴背处明显标注，应年度、编号、数量。跟踪评级资料仍沿用原专案档案编号，注明跟踪评级时间即可；
- 归档要求：
- 归档档纸张统一为标准A4纸，可正反双面列印；
- 档案交接要填写档案交接清单,並经交送人及接收人签字确认；
- 接收业务人员的档案资料时，档案管理人员应检查、核对档案交接清单,並严格按档归档要求对归档档进行认真核查。
- 档案的借阅与查阅：
- 业务人员借阅档案必须履行一定的审批和登记手续，並限定借阅期限。因特殊情况不能按期归还的，应办理延期手续；
- 原专案参与人因工作需要，履行借阅手续，可以调阅原参与专案已归档的档案；
- 非专案参与人员因工作需要借阅专案业务档案的，应经本公司持牌负责人批准后，並应履行借阅登记手续。
- 业务人员借阅的业务档案除经本公司董事总经理批准外，不得转借给其他单位和个人使用，借阅人不可复印必须整套归还本公司的借阅档；
- 如母公司或其子公司的分析师想借阅本公司的档，必须得到其管理层和本公司的管理层批准，借阅档必须按期归还；
- 凡经批准允许查阅的档案，可以摘抄或复印所查阅的内容，但密级档案不在此列。
- 对查阅或借出的业务档案，要及时催还。还回时如发现档材料被拆、短缺、涂改、增删、污损等情况，应立即向公司领导汇报並及时追查。
- 档案管理人员必须严格遵守保密制度。
- 档案的保管期限及鉴定和销毁:
- 信用评级业务档案应当保存到评级合同期满后最少7年；
- 对于超过保管期限的档案应定期进行鉴定。鉴定工作由持牌负责人、专案负责人和档案管理人员组成鉴定小组共同进行；
- 经鉴定，对仍有保存价值的档案，应采取提高保管期限档次的办法延长保管期限。对确无保存价值的档案应登记造册，连同销毁报告一并报公司持牌负责人，经书面批准后予以销毁。为防止遗失和洩密，销毁档案应由两人负责监销（其中一位须为持牌负责人），监销人应在销毁清册上签字；
- 销毁档案清册和鉴定报告、审批意见由档案管理人员永久保存。
- 档案的记录和移交：
- 本公司档案管理人员应对档案的收缴、移交、保管、利用等情况进行统计，並按规定定期向本公司董事总经理办公室报送档案管理工作基本情况统计表；
- 档案管理人员调动工作时，应在离职前做好档案移交工作，办理交接手续。
- 档案的保护和防护：
- 存放业务档案的地方，应坚实、防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染；
- 档案库要专用，不得存放与档案无关的物品；
- 随卷归档的音像档案，应单独存放保管，防止磁化，並根据保管期限定期复制；
- 档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的档案要及时采取防治措施，並进行修补和复制。发现案卷丢失的，应立即向有关领导报告，並积极查找；
- 本制度的修改权、解释权属于本公司持牌负责人。
